거래처관리

운송.주선사에서 거래하는 거래처 목록을 관리하는 기능을 한다. 거래처는 크게 “화주”와 "운송사", "주선사"로 나눌 수 있다. 기본적으로 거래처를 등록하지 않으면 이 프로그램을 사용할 수 없다. 왜냐하면 화물을 예약할 때 어떤 거래처의 화물인지 알아야 하기 때문이다. 그러므로 기초자료인 거래처 입력은 반드시 필요하다. 사용자는 거래처를 등록하여 사용하기 바라며 다음에서 설명하는 내용을 잘 읽어보면 어떻게 거래처를 입력하는지 알 수있다.

기본구성

왼쪽 주메뉴의 거래처를 마우스로 선택하면 다음과 같이 거래처 관리 창이 나타난다.

여기서는 주로 거래처 추가, 삭제, 수정 및 찾기 기능을 수행한다. 그리고 특별한 검색루틴을 통한 미수거래처 및 특정거래처가 거래한 내역을 검색할 수 있다. 자세한 내용은 다음에서 설명하겠다.

1. 툴바: 거래처 등록 및 거래처의 다양한 정보를 확인할 수 있는 기능들의 아이콘이 모여있다. 추가번튼을 누르거나 아니면 각 항목을 수정하면 툴바의 내용이 변경된다. 변경되는 이유는 수정모드로 전환되었기때문에 저장, 취소만 툴바에 보여지고 수정이 완료되고 저장을 누르면 다시 기본 툴바 모드로 변경된다.
2. 항목: 거래처 정보를 보여줌과 동시에 입력, 수정 기능도 같이 수행한다.
3. 메모: 각 거래처에 다른 상세한 정보들을 메모할 수 있도록 한 메모장이다.
4. 그리드: 항목의 내용들을 보여준다. 방향키나 마우스로 선택을 하면 위의 항목에 정보를 보여준다.
5. 검색: 다양한 검색 키워드를 입력하여 원하는 거래처를 찾는 기능을 한다.
6. 설정: 검색조건들을 설정하여 정밀한 검색을 가능하게 한다. 다음과 같은 검색 옵션을 설정할 수 있다.

거래처 등록

거래처관리 창에서 신규거래처를 등록해보자.

툴바에 있는 추가버튼을 누르면 새로운 거래처를 입력할 수 있게 입력란이 모두 공백으로 변경되어 입력받을 준비를 한다. 이때 커서가 거래처명에서 깜박거린다. 사용자는 여기서부터 자료를 입력하면 된다.

주의: 신규 거래처를 입력하기 전에 반드시 등록하려는 거래처가 있는지 검색하고 그러한 거래처가 있을 때는 입력하지 말고 없을 때만 입력한다. 왜냐하면 검색을 하지 않고 입력을 하게되면 동일한 거래처가 두 개 생성되어 잘못하면 업무에 혼동을 주고 거래내역을 정확하게 기록되지 않을 수도 있기 때문이다.

새로운 거래처를 입력할 때 거래처를 정확하게 구분하여 입력하는 게 업무에 효율적으로 도움이 된다. 그리고 구분이 되는 거래처는 세 종류로 나뉘는데, 화주, 주선사 그리고 운송사가 그것이다. 거래처를 입력할 때 맞는 거래처를 선택하고 거래처명, 대표전화, 보조전화, 팩스, 사업자등록번호, 대표자, 주소, 거래담당자 등을 차례로 입력한다. 화면에서 담당자명은 해당 거래처의 주 담당자이고 대표자는 거래처대표자이다.

그리고 사업자 정보를 입력할 때 먼저 사업자 등록번호를 입력해야 나머지 사업자 항목을 입력할 수 있도록 활성화 된다. 상호, 업태, 종목, 주소 등은 정확히 입력해야한다. 왜냐하면 세금계산서 발행 및 거래명세서 발행 기능에서 여기에 입력된 자료를 바탕으로 문서가 작성하기 때문이다. 그리고 공차정보+ 에서는 공차정보M+와 다르게 주소를 입력할 때 사업장 주소와 상차지 주소를 구분하여 입력하도록 구성해 놓았다. 이렇게 구성한 이유는 거래처의 상차지와 사업장의 주소지가 동일하지 않은 업체가 많기 때문이다. 그러므로 해서 세금계산서 발행이나 거래명세서 발행할 때 공차정보’98에서는 주소지가 잘못 표기되는 경우가 많았지만 공차정보+는 그러한 문제가 없다.

주소를 입력할 때 <사업장주소> 버튼을 누르면 다음과 같은 창이 나타난다. 이 창은 주소를 검색하는 곳이다. 다음 화면의 검색 박스를 보면 “충무로” 라고 입력 한 후 검색을 한 것인데 그 결과는 충무로”라고 입력된 주소 리스트가 검색된다.

그러므로 찾기 박스에 도로명, 동, 면, 빌딩 등을 입력하고 엔터을 누르면 주소 리스트가 나타난다. 이때 원하는 주소를 마우스로 선택하고 도로명 주소 선택 또는 지번 주소 선택을 누르면 선택된 주소 내용과 우편 번호가 자동으로 거래처 등록 창의 주소 입력란에 타난다. 다음 공란에 번지나 통, 호 등을 입력하여 거래처 정보 입력을 완료한 후에 툴바의 저장버튼을 누르면 하나의거래처 자료가 저장된다. 이러한 자료는 예약업무에서 중요한 기초 자료로 사용된다

거래처 수정

입력된 거래처 자료 중 잘못된 내용이 있거나 아니면 거래처의 주소나 전화번호 등이 변경되었을 때 수정을 하는 방법은 다음과 같다.

1. 변경하고자 하는 자료를 검색 기능을 통하여 찾은 다음 그리드의 내용을 마우스로 선택한다 그러면 거래처 입력 및 수정란에 선택된 거래처 정보가 보인다.
2. 여기서 사용자는 툴바의 <수정>버튼을 누르고 수정하고자 하는 필드를 선택하여 그 필드의 내용을 지우고 변경할 내용을 입력한다.
3. 툴바의 저장버튼을 누르면 다음과 같이 거래처 자료를 저장하겠습니까? 라고 확인하는 창이 나타난다.

4. 여기서 <예> 버튼을 누르면 저장되고 <아니오> 버튼을 누르면 수정이취소된다.

삭제 복원

입력된 거래처 자료가 거래 중지된 업체이던가 아니면 업체가 폐쇄되었을 때 혹은 이 거래처 자료가 필요 없을때 삭제할 필요성이 있다. 이럴 때 사용하는 것이 거래처 삭제 기능이다. 그리고 간혹 실수로 삭제를 하거나 아니면 이전의 자료를 봐야 되는데 거래처가 삭제가 되어 볼 수 없을 때 거래처를 복원 할 수 있다.

삭제

입력된 거래처 중 잘못 입력된 내용이거나 필요 없는 거래처 내용이면 다음과 같이 삭제를 하면 된다.

1. 삭제하고자 하는 거래처를 검색하여 그리드의 자료에 마우스로 선택을 한다.
2. 툴바의 삭제버튼을 누르면 다음과 같은 삭제 메시지 창이 나타난다.

3. 거래처 자료를 지우고 싶으면 예버튼을 누르고 지우지 않으려면 아니오버튼을 누르면 된다.

참고: 삭제버튼을 눌렀을 때 삭제가 되지 않는 자료가 있는데 이는 미수금 또는 미지급금이 정산이 되지 않았을 때 삭제가 되지 않는다.

복원

삭제한 거래처 자료 중 거래를 다시 시작했거나 아니면 사용자 실수로 삭제를 했을 때 복원하는 기능이 있는데 다음과 같이 하면 삭제된 자료를 복원할 수 있다. 사용방법은 다음과 같이 하면 된다.

1. 삭제된 자료를 복원하기 위해서 거래처관리 창을 호출한다.
2. 툴바의 삭제자료보기를 선택한다. 그러면 삭제된 자료들이 그리드 화면상에 나타난다.
3. 복원하고자 하는 거래처 자료를 검색하여 선택한다.
4. 툴바의 복원메뉴가 있는데 이 메뉴를 선택하면 다음 그림과 같은 메시지 창이 나타난다.

5. 예를 선택하면 삭제자료가 복원된다.
6. 복원이 완료되었으면 기본자료보기를 누르면 기존 관리하는 자료가 나타난다. 그리고 복원된 자료도 보일 것이다.

참고: 삭제자료를 복원할 수 있는 권한은 최고 관리자(대표)만 실행할 수 있으므로 복원할 자료가 있으면 최고 관리자에게 문의하여 복원하면 된다.

거래처 검색

거래처관리에서 특정한 거래처 자료를 검색하는 방법은 두 가지가 있다.

1. 거래처관리에서 검색란에 거래처 명이나 거래처의 전화번호를 입력하여 특정 거래처를 찾는 방법.
2. 설정 아이콘을 눌러검색 항목을 지정하여 검색하는 방법이다.

특정 계좌번호를 찾고싶은데 어떻게 하나요

1. 설정 아이콘을 누르면 다음과 같은 검색설정 옵션이 나온다.
2. 설정 항목중에 계좌번호를 체크한다.
3. 계좌 번호를 입력하고 엔터를 눌러 검색을 한다.

월별미수금내역

배차를 했을때 미수금, 미지급금을 년.월.별로 정보를 파악할 수 있도록 목록으로 보여주는 기능이다.

월별미수금내역은 두가지 기능이 있다.

1. 배차된 내역중 미수금 또는 미지급금을 월별 건별로 파악하여 총액을 보여주는 기능
2. 월별미수금내역을 열면 미수금과 미지급금을 다시 계산하여 잔액을 재 정렬 해 주는 기능이다.

특히 잔액이 틀렸을 때 월별미수금내역을 열어 잔액 재정렬을 하는 역할이 엄청 중요한 기능이다.

월별미수금내역보기 및 잔액 재정렬

1. 미수금, 미지급금이 잘못된 거래처를 그리드에서 선택한다.
2. 월별미수금내역을 툴바에서 누른다.
3. 월별미수금내역 대화창이 나타난다.
4. 자동으로 잔액을 재 계산한다.

이전거래내역

거래처관리에서 각 거래처가 배차한 내역을 볼 수 있는데 이것을 이전거래내역 보기라 한다. 이전거래 내역을 보는 방법은 다음과 같다.

1. 이전거래내역을 보고자 하는 거래처정보에서 마우스로 더블 클릭하거나 툴바의 이전거래내역을 누른다. 그러면 다음과 같은 이전배차내역을 볼 수 있는 창이 나타난다.
2. 화면에 보여주는 기간은 가장 최근에 배차한 날에서 설정-고급-이전 거래내역 기간에 지정된 검색 기간이 설정된 날이 표시 된다.
3. 기간을 변경하여 검색 또는 미수금만 보기 등을 지정하면 검색내용을 상세히 볼 수 있다.

개별설정

개별설정은 각 거래처의 특성에 맞는 속성들을 체크하여 배차를 할 때 더 편하게 거래처를 관리하기 위한 기능이다.

개별설정은 다음과 같은 속성이 있다.

속성	설명
부가세 처리	체크박스를 체크하면 배차를 할때 부가세를 처리하지 않는다. 일반적으로 화주중에 부가세를 처리하지 않는 업체들만 체크하면 된다.
톤당 단가	톤별로 운송비를 적용하는 화주들에게 적용을 하면 배차관리에 톤x단가로 청구운임이 자동으로 계산하여 등록할 수 있게 UI가 변경된다.
계약짐	특정 화주와의 별도 계약을 체결하여 화물운송하는 운송비를 구성하여 관리하는 기능이다. 배차관리에서 참조하여 배차를 할 수 있다.
화주계정	화주와의 거래에서 OMS연동을 위해 화주에게 부여하는 사용자 계정과 비밀번호를 등록하는 기능이다.