배차관리
배차관리는 공차정보+의 핵심 기능이다. 공차정보+를 시작할 때마다 가장 먼저 화면에 나타나며 가장 많이 사용하는 중요한 기능이다. 여기에서 입력한 정보를 바탕으로 화물정보, 정산, 실적신고, 거래명세서 인쇄 등 각종 데이터를 추출하여 총체적인 업무를 할 수 있다.
위에서 설명한 거래처관리와 차량관리에서 입력한 기초자료를 이용하여 화주로부터 화물을 예약 받는 업무와 예약 받은 자료에 운송하기 알맞은 차량을 배차하는 업무 그리고 예약 받은 화물을 차주들에게 공개하는 화물정보서비스 기능을 통합적으로 운영한다.
배차관리 화면구성
배차관리 화면의 기본 구성을 아래 그림을 통하여 설명하겠다.
배차기준일: 배차된 자료를 입력할 때 날짜를 변경하여 원하는 날짜에 배차된 정보를 등록할 날짜를 선택하는 기능을 한다.
배차기간검색을 누르면 배차 기간을 선택하여 원하는 배차목록을 그리드에 보여준다.툴바: 배차관리에서 여러가지 기능들을 마우스로 선택하여 사용할 수 있다.
- 추가: 신규 배차정보를 입력할때 사용하는 아이콘
- 수정: 배차된 정보중에 수정을 원하는 항목이 있을때 사용하는 아이콘, , 기본적으로 기존 데이터의 아무 항목이나 수정을 하면 자동으로 감지하여 수정모드로 들어가기 때문에 마우스로 사용하는 일은 별로 없다.
- 새로고침: 자료를 갱신하여 보고자 할 때 사용하는 기능
- 화물복사: 배차된 내역중에 같은 화물을 여러 차량에 배차를 할 때 사용하는 기능
- 공개: 예약된 화물정보를 화물정보 앱에 공개하여 차량수배를 하는 기능,
공개아이콘을 누르면 상태가 예약에서 공개로 변경되어 예약과 공개된 화물의 구분을 쉽게 파악 할 수 있다. - SMS: 배차된 화물정보에서 차주에게 문자메시지를 보내고자 할 때 문자메시지 창을 호출하는 기능
- 엑셀: 그리드에 등록된 배차정보를 다른 형태의 자료로 편집하여 사용하고자 할 때 엑셀 자료로 추출하는 기능
- 화물정보: 물류넷에 등록된 화주들이 올리는 화물정보 목록을 그리드로 검색하여 원하는 화물을 화주로 부터 요청 받을 수 있는 물류넷 서비스 이다.
화물정보: 화주로부터 운송의뢰 정보를 입력하는 항목이다. 이 정보를 입력하면 그리드상에 예약정보로 저장된다. 예약된 정보를 차주들에개 화물정보로 공개가 가능하다.
배차정보: 화주로 부터 의뢰받은 물량을 운송가능한 차량을 수배하여 배차 가능한 차량정보를 입력하여 배차를 할때 등록하는 항목이다.
송.수화주: 송화주와 수화주 담당정보를 입력하여 차량기사가 원활한 소통을 할 수 있도록 정보를 제공하는 항목이다.
그리드: 입력된 배차정보들을 목록으로 보여준다. 입력된 정보들을 상태에 따라 백그라운드 색으로 구분하여 배차업무를 할 때 알기쉽게 구성하였다.
검색: 그리드 상에 배차된 내용이 많을 때 원하는 자료를 빨리 찾기위한 검색도구이다.
옵션: 검색 조건을 확장하여 세부적으로 검색이 가능한 설정들을 선택하는 기능이 구현되어 있다.
배차관리 기본 입력 방법
배차관리 기본입력은 각 항목들의 속성과 각 항목들의 쓰임을 입력 순서에 맞춰 상세하게 설명을 하고자 한다.
화주로부터 운송의뢰 예약 접수
공차정보+의 최대 장점은 실시간 배차 입력이다. 그러므로 배차 입력의 시작은 화주로부터 의뢰가 들어오면서부터 시작 된다.
화주로부터 연락이 오면은 화주의 정보를 입력하여 예약을 하는 과정이 필요하다. 화물을 운송해 달라는 화주를 선택하는 방법은 다음과 같다.
- 툴바의
추가버튼 또는 단축키 F2를 누르면 다음 그림과 같이 커서가 화물 항목에서 깜박인다.
- 의뢰들어온 화주명을 입력하고
엔터를 누르면 다음과 같이 검색창이 나온다.
팁! : 검색을 했을때 화주가 나타나지 않으면 거래처관에 검색한 화주가 등록되지 않은 것이다. 그러므로 화주를 등록해야 배차업무를 진행할 수 있는데 이때 화주검색 창에
신규등록을 눌러 새로은 거래처를 입력하면 된다. - 검색된 거래처 명이 나오는 데 원하는 거래처를 마우스 또는 방향키로 선택하여
엔터또는 툴바의선택버튼을 누으면 다름과 같이 거래처가 선택된다.
참고! : 화주가 선택이 된 것을 알수있는 방법은 화주명과 전화번호가 같이나타나므로 선택이 된 것을 알수 있다.
- 배차메모는 이 배차건의 화주 참고사항이나 기타 특이사항등을 입력하여 참고한다. 필요시 사용하면 된다.
팁! :
메모를 누르면 거래처관리에서 여러가지 주의사항 혹은 고객의 하차정보 또는 기타 필요한 내용들을 작성한 내용들을 호출하여 볼 수 있다. 물론 화주가 선택된 다음에 눌러야 그 화주의 메모내용을 볼 수 있다.
상차지 입력
화주로 부터 의뢰가 들어오면 상.하차 정보를 입력한다. 공차정보+는 화물정보 공개시 입력방법과 배차만 할때 입력방법이 있다. 간편하고 빠르게 배차만 할때 입력 하는 방법만 여기서 설명하겠다. 화물정보를 공개할 때 입력방법은 화물정보 공개 방법으로 가기에서 확인하기 바란다.
화물정보 공개할 때 상차지 입력
상차지를 검색하여 지역을 등록하면 3단계 주소로 등록이 되는데 이렇게 3단계 구분하여 등록을 하게되면 화물정보를 공개했을때 차주들이 상세검색을 하여 쉽게 구분이 가능하다.
- 화주를 선택면 다음과 같이 상차지에 커서가 위치한다.
- 시, 군, 구, 읍, 면, 동, 리 등의 명칭을 입력하면 다음과 같이 검색한 목록이 나타난다.
주의! : 도로명 주소로 검색을 하면 검색이 되지 않으므로 반드시 지번 주소 이름으로만 검색하기 바란다.
- 목록에서 원하는 지역을 방향키 위, 아래로 누르면 선택이 된다.
- 원하는 지역을 선택 했으면
엔터를 누르면 3단계 상차지 주소가 입력 된다.
- 그리고 상차정보에도 주소가 자동으로 입력된다.
- 상차방법은 마우스로 선택하여 셀렉트 리스트에서 선택을 하면 되며 필수 입력은 아니지만 차주에게 정확한 정보를 제공하기 위해서 입력을 하면 도움이 된다.
배차만 할 때 상차지 입력
화물정보 공개가 아닌 예약 또는 배차를 등록할때는 상차지 주소는 입력을 하지 않고 상차정보만 입력한다. 보통 몰아서 배차정보를 입력할 때 사용하는 방법이다.
- 위에 화주를 선택하면 커서가 다음과 깉이 상차지 깜박거린다. 배차등록을 할 때는 상차지 정보가 필요 없으므로
엔터를 눌러 다음 음로 넘어간다.
- 상차정보에 커서가 위치하는데 여기에 화주가 원하는 상차 주소 또는 상차 정보를 입력한다.
- 다음 입력란은 상세정보를 입력하는데 필수 입력은 아니지만 상차정보 앞은 주소를 입력하고 뒤부분은 기타정보를 입력하여 사용하면 된다.
하차지 입력
하차지 입력도 상차지 입력방법과 동일하므로 상차지 입력방법을 참고하여 입력하면 된다.
요청차종
화주로부터 화물을 예약 받으면서 화주가 요청하는 차량정보를 입력하는 곳이다. 예를 들어 화주가 요구하는 차량이 5톤이며 카고 이면 위의 그림과 같이입력하면 된다. 각 톤수와 차종을 리스트박스에서 선택하여 입력하면 된다.
- 톤: 숫자만 입력 가능하고 실수 입력이 가능하다.
- 차종: 다양한 차종 리스트를 셀렉트박스에서 선택할 수 있다.
- 독차: 셀렉트박스를 열면 독차, 혼적, 왕복 중에 선택이 가능하다, 디폴트는 독차이다.
요청일시 하차일시 입력
요청일시와 하치일시는 실시간 배차입력을 할 때 효용성이 크다. 요청일시는 화물을 상차할 일시를 입력하여 차량 수배를 할 때 차주가 상차지에 도착할 시간을 알려주는 기능을 한다.
요청일시와 하차일시는 배차기준일을 지정하면 날짜는 기준일과 맞춰서 움직인다. 하지만 화주의 운송요청일이 기준일과 다르면 요청일을 변경하면 변경된 일짜에 화물정보가 등록된다.
참고: 항목중 배차일 항목이 있는데 상차요청일을 변경하면 자동으로 배차일 날짜도 자동으로 변경되는 것을 확인할 수 있다. 이것은 요청일과 배차일은 같은 날짜여만 하기 때문에 같이 움직이는 것이다.
물품명세
화주로부터 예약 받은 화물의 품명, 중량, 수량, 길이, 용적 등을 상황에 맞게 입력하면 된다. 필수 입력사항이 아니므로 입력의 필요성이 없으면 입력하지 않아도 된다.
- 품명: 예약 받은 물품의 이름을 입력한다. 문자, 숫자, 특수문자 모두 입력 가능
- 중량: 예약 받은 물품의 중량을 입력한다. 기본적인 중량 단위는 톤이다. 실수 입력만 가능 소수점 세자리까지 입력 가능
- 수량: 예약 받은 물품의 수량을 입력한다. 문자, 숫자, 특수문자 모두 입력 가능
- 길이: 예약받은 물품의 길이를 입력한다. 숫자만 입력 가능
- 용적: 부피를 CBM 단위로 입력하면 된다. 숫자만 입력 가능
운임
정산을 위한 보조 작업으로써 결재, 청구, 지급, 수수료, 보관금 등 배차할 때 정산처리 되어 매입, 매출 금액으로 분개되어 입력되기 전 참고 금액이다. 이 정보를 입력하지 않으면 정산 처리할 때 정확한 계산처리가 되지 않을 수 있다. 그러므로 되도록 정확히 입력하기 바란다.
- 결재: 화주로부터 화물운송계약을 체결할 때 받아야할 운임의 결제방법을 선택하는 곳이다. 결제방법은 선불, 착불, 교환불 세종류가 있고 기본결제 방식은 교관불이다.
참고!: 기본결재 방식을 변경하는 방법은 설정 - 배차 탭의
결재 방식에서 기본 결제 방식을 세팅할 수 있다. 여기서 선택한 결제 방식이 기본결제방식으로 지정되어 결제란에 나타난다. - 청구: 화주로부터 화물운송계약을 체결할 때 받아야할 운임(청구운임)을 입력하는 곳이다. 만약 운임을 체결해야 하는데 산정기준을 모르겠으면
청구버튼을 누르면 된다. 자세한 방법은 이전배차자료 입력을 참고하기 바란다. - 지급: 차량 수배를 하여 배차를 했을 때 차주에게 지급하는 운임(지급운임)을 입력하는 곳이다.
- 수수료: 청구운임에서 지급운임을 뺀 금액을 말하며 운송.주선사의 수익을 의미한다.
- 보관금: 화주가 운송.주선사이고 결제 방식이 선.착불일때 화주에게 지급해야되는 수수료가 발생하는데 이때 등록한 금액이 보관금이다.
즉시배차, 예약저장
운임까지 입력한 후 엔터를 누르면 저장상태 선택 창이 나타난다. 여기서는 배차로 넘어가서 다음 진행을 하던지 아니면 예약저장을 하여 나중에 배차을 진행 할 수 있다.
- 예약저장: 이 라디오 버튼을 선택하고
확인을 누르면 여기까지 입력한 자료가 그리드에 저장이 되며 상태가 예약으로 된다. - 즉시배차: 이 라디오 버튼은 선택하고
확인을 누르면 다음 단계인 배차와 분개로 넘어간다.
참고!: 예약저장, 즉시배차 라디오버튼 커서 우선순위 설정 변경은 설정 - 배차 탭의 배차 등록 방식에서 지정할 수 있다.
배차
배차란? 화주로부터 운송.주선사로 화물을 예약 받은 후 그 물품에 맞는 차량을 선택하여 운송을 하는 업무를 말한다
일반배차 방법
- 그리드에 등록된 예약 화물중에 배차를 진행할 자료를 마우스로 선택한다.
- 라디오 버튼 일반, 용차, 대기중 일반을 선택하면 다음과 같이 차량 검색 나타난다.
- 원하는 차량번호를 검색하고
엔터를 누르면 차량이 검색된다. - 여러 차량이 검색되면 마우스 또는 방향키 위아래로 움직여 차량을 지정하고
엔터또는선택아이콘을 누른다. - 그러면 선택된 차량정보가 다음과 같이 배차 항목에 나타나며 배차가 진행 된다.
용차배차 방법
- 그리드에 등록된 예약 화물중에 배차를 진행할 자료를 마우스로 선택한다.
- 라디오 버튼 일반, 용차, 대기중 용차을 선택하면 다음과 같이 용차업체 검색 창이 나타난다.
- 원하는 용차업체를 검색하고
엔터를 누르면 용차업체가 검색된다. - 여러 업체가 검색되면 마우스 또는 방향키 위.아래로 움직여 업체를 지정하고
엔터또는선택아이콘을 누른다. - 그러면 선택된 용차업체 정보가 다음과 같이 배차 항목에 나타나며 차량번호 항목에 커서가 위치한다.
- 용차업체에서 배차된 차량번호, 운송기사, 기사전화 등을 입력하고 배차를 진행 한다.
대기배차 방법
대기차량 관리에서 접수된 차량들 중에서 배차를 하는 방법다. 차량을 호출하는 것만 대기차량에 접수된 차량으로만 하는 것이고 그 이후의 진행은 일반배차 방법과 동일다.
다음 그림은 대기 라디오버튼을 누르면 호출되는 대기차량 검색 창이다.
분계
분계는 결제 방식에 따라 청구운임, 지급운임, 수수료, 보관금으로 나뉘어 계정이 생성되는 것을 말한다. 운임 항목의 데이터를 바탕으로 분개가 되어 추후 **정산관리에서 처리가 된다.
공차정보+에서 분계는 매입, 매출 거래에 따라 8가지로 구분된다.
- 일반 화주로부터 운송료가 선불/착불인 일반배차 거래
- 일반 화주로부터 운송료가 교환불인 일반배차 거래
- 일반 화주로부터 운송료가 선불/착불인 용차배차 거래
- 일반 화주로부터 운송료가 교환불인 용차배차 거래
- 화주가 운송.주선사인 경우 운송료가 선불/착불인 일반배차 거래
- 화주가 운송.주선사인 경우 운송료가 교환불인 일반배차 거래
- 화주가 운송.주선사인 경우 운송료가 선불/착불로 의뢰 받아 다시 타 주선사에 용차배차한 거래
- 화주가 운송.주선사인 경우 운송료가 교환불로 의뢰 받아 다시 타주선사에 용차배차한 거래
일반 화주로부터 운송료가 선불/착불인 일반배차 거래
이 같은 유형은 기사에게 수수료만 받으면 되는 가장 기본적인 유형이다. 다음의 예를 보면 이해가 될 것이다.
예: 화주가 제시한 운임이 150,000원이고 차량에게 수수료 10,000원을 받고화물을 배차할 때의 경우 다음과 같이 입력하면 된다
일반 화주로부터 운송료가 교환불인 일반배차 거래
화주로부터 받아야할 운임을 나중에 일괄 정산 청구하고 차량에게는 배송 복귀후 인수증 제시시 수수료를 공제한 운임을 먼저 지불하는 경우이다.
이 경우 배차시 장부기록방법은 화주에게는 청구운임을 외상으로, 차량에게는 주선수수료를 공제한 지급운임을 외상으로 입력한다.
예: 화주에게 받을 청구운임이 150,000원이고 차량에게 줄 지급운임이 140,000원으로 화물을 배차할 때의 경우 다음과 같이 입력하면 된다. PICPICKSHAPE
일반 화주로부터 운송료가 선불/착불인 용차배차를 한 거래
이 거래는 배차할 적절한 차량이 없을시 타 주선소 차량에 배송을 의뢰할 때 나타나는 거래이다.
화주로부터 화물을 예약 받아 용차를 쓰는 주선사에 배송을 의뢰하는 경우로 이때 배차시 장부기록방법은 화주에게는 입력할 내용이 없고, 용차를 쓰는 주선사(차량에 해당)에게는 내 주선수수료 만큼의 금액을 미
수 보관금으로 차량 외상으로 입력한다.
다음의 예를 보면 이해가 될 것이다.
예: 화주에게 받은 운임이 150,000원이고 배차할 차량이 없어 타 주선소에 수수료 10,000원을 받고 선/착불 조건으로 배송을 의뢰하는 경우 다음과 같이 입력하면 된다.
일반 화주로부터 운송료가 교환불인 용차배차를 한 거래
화주로부터 받아야 할 청구운임을 나중에 외상으로 청구하고 타 주선소에 화물을 주
고 교환불 운임에 해당하는 지급운임을 나중에 지급하는 거래유형이다.
이 경우 배차시 장부기록방법은 화주에게는 청구운임을 외상으로 기재하고, 차량에 해당하는 타 주선사(용차사)에게 내 주선수수료를 공제한 지급운임을 외상으로 입력 한다.
예: 화주에게 받을 청구운임이 150,000원 인데 현재 주선소에 차량이 없어 타 주 선소 차량을 교환불로 쓸 때, 타 주선소(용차사)에 주는 지급운임이 140,000원일때 화물을 배차할 경우 다음과 같이 입력하면 된다
화주가 운송.주선사인 경우 운송료가 선불/착불인 일반배차 거래
화주가 운송.주선사로부터 화물을 예약 받아 차량을 상차지에 보내어 운임을 선지급 또는 착지에서 후지급 받도록 하고, 차량에게는 배차시 타 운송.주선사(화주)에 줄 보관금과 내 주선수수료를 수금한다. 이 경우 배차시 분계 록방법은 운송.주선사(화주)에게는 미지급 수수료 보관금 만큼의 금액을 외상으로, 차량에게는 내 주선수수료와 보관금 합계를 입금여부에 따라 외상으로 입력한다.
예: 화주가 운송.주선사로부터 운임이 150,000원 인 화물(용차 수수료 10,000원인 경우가정)을 예약 받아, 우리회사 차량(일반배차)에게 수수료 10,000에 배차하는 경우 다음과 같이 입력하면 된다.
화주(운송.주선사)에게는 용차 수수료인 보관금 10,000원을 외상으로 미지금 등록하고 차량에게는 내 주선 수수료 10,000원과 화주(운송.주선사)에 지급할 보관금 10,000원을 합한 20,000원을 수수료 입력란에 외상으로 미수금 등록이 된다.
화주가 운송.주선사인 경우 운송료가 교환불인 일반배차 거래
화주가 운송.주선사로부터 화물을 교환불로 예약 받아 차량을 배차하여 배송을한 뒤, 차량 복귀후 인수증 제시시 운임(수수료 공제후)을 지급하며, 예약을 의뢰한 운송.주선사(화주)에게는 해당운임을 청구한다. 이 경우는 일반 화주로부터 운송료가 교환불인 일반배차를 한 거래와 같은 방법으로 배차하면 된다.
실시간 배차 입력
배차관리는 핵심적인 기능으로 가장 많이 사용하는 기능이라고 위에서 설명하였다. 그중에서도 공차정보+를 100% 활용하여 사용할 수 있는 최대의 장점이 바로 실시간 배차 입력이다. 실시간 배차입력이란 말 그대로 화주로부터 운송의뢰가 들어오는 순간 배차자는 의뢰정보를 수기로 받아 적는게 아니라 전산상에 의뢰정보들을 입력하여 배차를 진행하는 것을 말한다.
실시간 배차 입력을 했을때 장점을 알아보겠다.
- 운송의뢰 정보를 배차자들과 공유하여 원할하게 배차업무를 진행할 수 있다
- 입력된 정보는 수시로 수정이 가능하며 이때 모든 배차자는 변경된 내용을 실시간으로 갱신되어 볼 수 있다.
- 운송의뢰 정보를 화물정보로 공개하여 차량을 수배할 수 있다.
- 바로바로 입력하기 때문에 운송의뢰정보를 누락하지 않는다.
- 몰아서 입력하지 않기 때문에 별도의 배차입력 시간이 불필요 하다.
- 특히 혼적(합짐)입력을 할때 관리가 수월해 진다.
- 무엇보다도 물류넷 서비스와 연동하여 차량 수배를 할 수 있는게 엄청 편리하다.
이전배차자료 입력
배차업무를 진행하다 보면 운송비 책정을 할 때 애매한 경우가 있다. 특히 초보 배차자가 배차를 할 때 운임을 잘 모를때 얼마로 책정을 해야 하는지 정하지 못하는 경우가 발생한다. 이럴때 사용하는 기능이 이전배차자료 입력 기능이다.
이전배차자료 입력은 과거의 배차 자료들이 많이 구측되어 있을수록 원하는 자료를 찾을 확율이 높다. 그러므로 오랬동안 공차정보+를 사용한 업체들은 이 기능이 유용하다.
이전배차자료 입력 방법
추가버튼을 누르고 화주를 선택한다.주의! : 화주를 선택하지 않으면 이전배차자료 입력 기능을 수행할 수 없다.
- 다음과 같이 결재 그룹의
청구를 누른다.
- 그러면 아래와 같이 이전거래검색 창이 나타난다.
- 원하는 하차지 검색 또는 그리드 상의 원하는 정보를 마우스로 지정하고 위 툴바의 선택 버튼을 누른다.
그러면 이전의 정보인 상차지, 하차지, 톤, 차종, 화물속성, 운임 등을 이전배차자료에서 가져온다. - 수정할 내용이 있으면 편집하고 저장을 누르면 화물정보 등록이 완료 된다.
참고: 이전배차자료에서 가져오는 정보는 화물정보만 가져오고 차량정보는 가져오지 않는다.
톤당 단가 적용하여 배차하는 방법
공차정보+를 사용하는 업체중에 중량이 많이 나가는 화물을 배차하여 운송하는 거래처들이 많은 사업자 들이 많다. 이런 화주와 배차 거래를 할 때는 톤당 단가로 청구운임을 산출하여 배차를 하는데, 이렇게 청구운임을 톤당 단가로 산출하여 배차하는 방법을 알아 보겠다.
거래처 톤당 단가 적용
톤당 단가로 배차를 진행하기 위해서는 거래처관리에서 톤당 단가로 거래를 하는 화주중에 톤당 단가로 거래를 하는 업체를 개별설정에서 톤당 단가 적용을 설정 한 후부터 배차를 진행하여야 한다.
화주에 톤당 단가 적용하는 방법을 알아보겠다.
- 거래처관리에서 톤당 단가 거래를 하는 화주를 검색하여 찾는다.
- 툴바의
을 누르면 다음과 같이 개별설정 화면이 나타난다.
- 톤당 단가 적용에 체크를 한다.
배차에서 단가 입력
거래처 관리에서 개별설정에서 톤당 단가 적용한 거래처 배차관리에서 신규로 화주 등록하여 배차를 하는 방법을 알아 보겠다.
- 배차관리 툴바에서
를 누른다. - 화주 항목에 톤당 단가가 적용된 거래처를 찾아 호출한다.
- 그러면 물품명세 항목중에 수량 항목이 다음과 같이 단가로 변한 것이 보인다.
- 중량 항목에 톤수를 소수점 3자리까지 입력하고 단가 항목을 입력한다.
- 그러면 다음과 같이 청구운임에
중량x단가=청구운임으로 값이 들어 간다.
- 예약 및 배차를 진행한다.
화물정보 공개
화물정보 공개는 화주로부터 운송의뢰 들어온 화물정보를 물류넷 서비스를 통해 차주들에게 공개사여 차량을 수배하는 기능이다. 위에서 설명한 실시간 배차 입력을 하게되면 그리드 상태에 예약으로 나타나는 화물데이터가 보일 것이다. 이 화물데이터를 차주들에게 공개하여 차량을 수배하는 것으로 원활한 사용을 위해서는 실시간 배차 입력이 선행 되어야만 쉽게 공개가 가능하다.
화물정보 공개는 물류넷 서비스의 중요한 기능이므로 별도의 메뉴얼을 제공하고 있다. 다음 링크를 누르면 화물정보 공개 방법을 배울 수 있다.